Разработка внутренних документов о порядке проведения закупок

Независимо от источника финансирования (бюджетные или собственные средства) для проведения процедур закупок организации необходимо разработать внутренние документы, регламентирующие эти процедуры.

В статье рассмотрим основные аспекты разработки этих документов.

1. Регламент работы комиссии по государственным закупкам

Комиссия по закупкам – ключевой орган, отвечающий за проведение процедур государственных закупок. Регламент ее работы определяет функции председателя, секретаря и членов комиссии, а также порядок подготовки и проведения заседаний комиссии.

2. Положение о порядке организации государственных закупок

Хотя законодательство не обязывает заказчиков иметь внутреннее положение, его наличие рекомендовано по следующим причинам:

• четкое распределение полномочий между руководителем, должностными лицами и подразделениями.
• установление единых правил подготовки и проведения закупок.
• минимизация коррупционных рисков и злоупотреблений.

3. Приказы, регламентирующие закупочную деятельность

Для организации процесса закупок заказчику необходимо издать ряд приказов:

3.1 Приказ о создании комиссии по закупкам:

• назначение ответственных лиц;
• утверждение Регламента работы комиссии. 

3.2 Приказ о порядке организации и проведения процедур государственных закупок:

• определение функций структурных подразделений;
• разграничение зон ответственности между руководством и сотрудниками;
• порядок взаимодействия при организации закупок.

3.3 Приказ об утверждении годового плана государственных закупок

Кроме того, в локальном правовом акте организации (приказе, распоряжении или другом организационно-распорядительном документе) следует закрепить порядок формирования, утверждения и внесения изменений в годовой план государственных закупок.

4. Положение о закупках за счет собственных средств

Если организация использует собственные средства, необходимо разработать отдельное Положение, которое регламентирует виды таких процедур, а также условия их применения и проведения, требования к заключению и исполнению договоров на закупки, а также иные положения, связанные с осуществлением организацией закупок за счет собственных средств в соответствии с постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229

Разработка внутренних документов о порядке проведения закупок – обязательный этап проведения процедур закупок в организации. Эти документы:

• обеспечивают прозрачность процедур;
• минимизируют риски нарушений;
• повышают эффективность использования бюджетных и собственных средств