Как правильно составить претензию о взыскании задолженности?

Для чего нужна претензия?

Претензия необходима как обязательный этап (досудебное урегулирование) при наличии спора, если стороны в договоре не исключили претензионный порядок. Возможно включение в претензию предложений о разрешении спора с участием медиатора, о заключении третейского соглашения, о назначении примирительной процедуры в случае обращения в суд, о выборе вида судопроизводства.

В претензию также можно включить извещение должника о намерении обратиться за совершением исполнительной надписи, что позволит избежать направления отдельного предупреждения в будущем.

Правила составления претензии

Общий порядок составления претензии изложен в Приложении к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь.

Для оформления претензии можно использовать Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Минюста от 19 января 2009 г. № 4).

Прежде всего, претензии следует указать, какой договор был заключен с должником. Далее следует описать, какой товар (работы, услуги) и когда был поставлен должнику (https://usiminsk.by/yuridicheskie-uslugi/vzyskanie-zadolzhennosti/podgotovka-pretenzii/). При этом важно делать ссылки на первичные учетные документы (ТН/ТТН, акты и пр.) с указанием лиц, которые подписали эти документы со стороны должника, сделать ссылку на подтверждение полномочий этого лица.

При совершении частичных оплат следует отразить их в претензии и учесть при формировании итоговой суммы долга. Рассчитывать задолженность следует по каждому договору/накладной/акту с учетом назначения платежа в платежном поручении, с учетом договоренностей о сроках оплаты.

При наличии оснований следует произвести расчет неустойки (пени, штрафа) и процентов за пользование чужими денежными средствами. Расчет может быть включен в текст претензии, а может и прилагаться к ней как отдельный документ. Если расчет объемный (например, при аренде нежилых помещений, когда арендная плата установлена в долларах, а платится в рублях по курсу), то желательно выполнить его в качестве таблицы с четкими пояснениями.

После расчета санкций (или указания на то, что расчет приложен) следует указать общую сумму долга с разбивкой по каждому виду задолженности, например:

«Общая сумма задолженности составляет ___ бел. руб., из которых:

– _____ бел. руб. – сумма основного долга;

– _____ бел. руб. – неустойка (пеня) за период с ____ по ____;

– _____ бел. руб. – проценты за пользование чужими денежными средствами за период с ____ по ____.».

Если в договоре не указаны банковские реквизиты, следует указать их в претензии.

Если задолженность взыскивается различными способами в соответствии с законодательством (например, основной долг – путем совершения исполнительной надписи, а санкции – в суде), следует включить в претензию фразу о том, что в случае неуплаты долга Ваша компания обратиться за взысканием задолженности в суд либо за совершением исполнительной надписи к нотариусу. Если такой фразы не будет – при обращении к нотариусу может понадобиться направление отдельного предупреждения должнику.

К претензии следует приложить копии документов, которые отсутствуют у должника.

Претензия должна быть подписана руководителем либо уполномоченным им лицом (в этом случае к претензии прилагается копия доверенности).

При наличии большого количества однотипных долгов рекомендуется составление образец претензии.

Куда направлять претензию?

Претензия о взыскании задолженности направляется по месту нахождения должника. Проверить официальное место нахождения должника можно на сайте egr.gov.by. Направить претензию можно также и на почтовый адрес, но только вместе (а не вместо) направления по юридическому адресу.

Как направлять претензию?

Как правило, претензия с приложениями направляется заказным письмом с описью вложения с уведомлением либо без него (получение письма можно отследить по штрих-коду из почтовой квитанции). Договором могут предусмотрены иные способы обмена корреспонденцией (например, по эл. почте и проч.).

Что делать после направления претензии

Прежде всего, следует определить время на ответ должника. Если в договоре срок ответа на претензию не согласован, то общий срок для ответа составляет один месяц.

Далее в зависимости от вида задолженности и оспаривания должником долга следует выбрать один из установленных способов взыскания: исполнительная надпись, приказное либо исковое производство.

Чем мы можем помочь?

Наши юристы выберут оптимальный вариант взыскания задолженности, составят список необходимых документов, подготовят претензию и иные документы для взыскания долга, помогут с фактическим возвратом денег на Ваш банковский счет.