Прекращение деятельности представительства иностранной компании

Работа представительства иностранной компании в Беларуси прекращается по различным причинам: выполнение поставленных целей, завершение реализации проекта, изменения в деятельности головной компании и т.п.

В связи с этим у руководителя иностранной компании и его работников возникает необходимость правильного проведения процедуры по закрытию представительства этой компании на территории Республики Беларусь.

Ответственность по обязательствам своего представительства несет иностранная компания, которая его открывала. Поэтому неправильное проведение процедуры или тем более бездействие может негативно влиять на головную компанию.

Если у руководства компании или представительства рассматривается вопрос о закрытии представительства, то необходимо обратить внимание на следующую информацию и основные этапы процедуры, через которые необходимо будет пройти.

Прекращение деятельности представительства иностранной компании – это процедура отличная от процесса ликвидации белорусского юридического лица несмотря на то, что некоторые составляющие похожи.

Ликвидация представительства иностранной компании возможна:

• по инициативе иностранной компании, на основании принятого решения;
• по решению регистрирующего органа, в случаях, установленных законодательством.

Государственные органы, в которые необходимо обращаться по вопросу закрытия представительства – Минский городской и областные исполкомы (в зависимости от места нахождения).

Основные этапы процедуры прекращения деятельности представительства:

• подготовительный;
• подготовка и оформление основной документации;
• подача документов и уведомлений;
• прохождение проверок в контролирующих органах, получение необходимых справок;
• сдача документов в архив, закрытие счета в банке и подача документов в регистрирующий орган о завершении процедуры.

Подготовительный этап.

Необходимо провести оценку действующего состояние представительства, подготовить его к активным этапам процедуры прекращения деятельности.

Продать имущество представительства, которое не будет отправляться головной компании, уплатив необходимые налоги.

Уволить сотрудников из штата представительства, не задействованных в процессе работы по его ликвидации. Подать необходимую отчетность, связанную с увольнением работников.

Расторгнуть договоры, требующие ежемесячной абонентской платы со счетов представительства, которые не потребуются для деятельности в процессе его закрытия.

Подготовка и оформление основной документации

Для начала процесса ликвидации представительства в Беларуси следует подготовить и подписать следующие основные документы:

• решение головной компании о прекращении деятельности;
• доверенность на лицо, уполномоченное выполнять действия по сопровождению процесса закрытия.

Документы, выданные и заверенные в иностранном государстве, должны быть легализованы в установленном порядке для использования на территории Республики Беларусь.

Подача документов и уведомлений

Решение иностранной компании о прекращении деятельности представительства должно быть передано в исполком, согласно месту нахождения представительства.

После подачи документа о закрытии представительства, необходимо направить соответствующие уведомления и запросы о выдаче документов, подтверждающие отсутствие задолженности, в следующие органы и организации:

• районную налоговую инспекцию;
• районное отделение ФСЗН;
• Белгосстрах;
• таможенные органы.

Прохождение проверок в контролирующих органах, получение необходимых справок

Контролирующие органы, чтобы убедиться в отсутствии долгов перед бюджетом и выдать вам необходимую справку, как правило, назначат и проведут проверку документов представительства, поданных отчетов и деклараций, уплаченные суммы в бюджет.

Если по результату проверок будет обнаружена задолженность, не сданы какие-либо отчеты и документы, то потребуется исполнить невыполненные обязательства, устранить нарушения.

По итогу представительство иностранной компании получает документы, подтверждающие отсутствие задолженности и невыполненных обязательств.

Этап прохождения проверок и получение необходимых выписок и справок самый длительный и ответственный.

На быстрое прохождение проверок могут рассчитывать лишь те представительства, которые за время получения разрешения на открытие представительства, так и не начали активную работу (нет нанятых сотрудников в Беларуси, не было поставок через таможенную границу и т.п.)

Сдача документов в архив, закрытие счета в банке и подача документов в регистрирующий орган о завершении процедуры.

Документы представительства по личному составу работников должны быть оформлены и переданы в местный территориальный архив. В подтверждение передачи выдается соответствующий документ.

Представительство должно обратиться в обслуживающий банк для закрытия открытых там счетов, получить справку от банка, подтверждающую данный факт.

В завершении процедуры представитель иностранной компании должен представить в исполком письмо о выполнении всех необходимых обязательств перед государственными органами, организациями и банком.

К такому письму, прилагаются:

• выписка данных по уплаченным и исчисленным налогам из налогового органа;
• справка, которая подтверждает отсутствие неуплаченных платежей в таможенные органы;
• справка банка о закрытии счета (счетов);
• справка, подтверждающая отсутствие задолженности перед БРСУП «Белгосстрах»;
• справка, подтверждающая передачу документов в территориальный архив;
• оригинал разрешения на открытие представительства.

Для ускорения процедуры, желательно, также предоставить справку из ФСЗН, несмотря на то, что ее нет в обязательном перечне документов, предоставляемых с письмом в исполком.

В течение 10 рабочих дней после представления документов, регистрирующий орган выдает документ о завершении процедуры прекращения деятельности представительства иностранной организации в Республике Беларусь. При необходимости направления дополнительного запроса в другие государственные органы, организации такой срок может быть продлен до 2-х месяцев.

Итогом всей длительной процедуры является документ, подтверждающий факт прекращения деятельности представительства.

ООО «ЮС ИнвестЪ» имеет практический опыт по прекращению деятельности представительства иностранной компании «под ключ» и будет радо оказать данную услугу Вам.

В нашу услугу входит:

• составление проектов необходимых документов;
• сопровождение перевода и заверения перевода документов на русский язык;
• подача документов в регистрирующий орган для начала процедуры;
• сопровождение в процессе прохождения проверок в налоговых органах, ФСЗН, Белгосстрах, таможенных органов и получении необходимых справок и документов;
• оформление документов и сдача их в архив;
• помощь при закрытии счета в банке;
• оформление и подача документов для завершения процедуры;
• сопровождение при получении документа, подтверждающего закрытие представительства.