Если компания разрабатывает программное обеспечение для других компаний или своего оборудования – то документальное оформление прав на программное обеспечение должно находится под постоянным контролем. Это связано с тем, что у компании не возникает автоматически исключительного права на ПО. Для его возникновения или приобретения нужно соблюсти установленные законом условия.
Зачем оформлять документацию
Правильно оформленные документы на разработанное ПО будут подтверждать исключительное право компании на ПО. Это значит, что компания сможет его использовать, продавать, изменять, дополнять и т.д. Если документов на разработанное ПО нет, то исключительное право компании на ПО может быть оспорено, а сама компания может стать нарушителем чужого исключительного права на это ПО. Более того, клиенты компании также могут оказаться нарушителями. Данную информацию следует учитывать при планировании работы.
Какие документы нужны для оформления служебного произведения
Служебное произведение создается по заданию нанимателя. При этом создание ПО должно входить в должностные обязанности работника. Поэтому особое внимание следует уделить составлению трудового договора и должностной инструкции. В них должны быть четко закреплены обязанности по разработке ПО, участие в иных связанных процессах. Если должность работника изначально не предполагает разработку, то в его должностную инструкцию можно включить такую обязанность, если работнику не надо менять квалификацию.
Кроме того, в компании следует наладить постановку задач и получение отчетов о выполненной задаче. Эти документы помогут нанимателю подтвердить, что работник выполнял задачу по его поручению. Не обязательно оформлять задание и отчет как отдельные документы, возможно использование CRM-систем, иного ПО, которым пользуется компания для организации работы своей команды.
Пример закрепления обязанности в должностной инструкции: «разрабатывает программы, которые обеспечивают выполнение оборудованием алгоритма и поставленной задачи; участвует в выборе языка программирования; пишет, отлаживает, анализирует и оптимизирует программный код; проводит проверку программ на основе логического анализа».
Как оформлять переход права от подрядчиков
Если компания для разработки ПО обращается к подрядчикам, то ключевым документом будет договор. В договоре с подрядчиком должны быть условия и порядок перехода исключительного права к заказчику. Важно, чтобы в договоре не было согласовано использование разработанного подрядчиком ПО на основании лицензии. Заказчику нужно только полное отчуждение исключительных прав на весь срок действия авторского права.
Также следует отражать переход исключительного права в акте выполненных работ. В этом случае у заказчика будет документ, подтверждающий конкретный момент уступки исключительного права. Также это позволит укрепить позиции заказчика в дальнейших спорах.
Важно также решить: будет ли выделяться стоимость ПО в первичных учетных документах из стоимости работ. Оба варианта имеют разные последствия с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения.
Пример условия в договоре: «Исключительные права на разработанное программное обеспечение и иные объекты интеллектуальной собственности передаются Заказчику в полном объеме на весь срок действия соответствующего права после подписания акта сдачи-приемки выполненных работ.».
Что может случиться, если не оформлять документы
Подрядчики или бывшие работники могут обнаружить, что они являются действующими правообладателями ПО. Это может повлечь для компании серьезные неприятности.
В таком случае компания не может пользоваться и распоряжаться программой. Может сложиться ситуация, когда компания заплатила работнику или подрядчику, но не получила права на итоговый продукт. В таком случае компании придется либо снова договариваться с исполнителями, либо отказываться от продукта, либо делать его заново без использования разработанного ранее ПО.
Возможные претензии со стороны подрядчика или бывших работников, связанные с нарушением их исключительного права на ПО, придется разрешать в переговорах либо в суде.
Также следует иметь в виду, что если к компании своевременно не перешло исключительное право на ПО, то она не могла и продавать его своим клиентам. В этом случае под угрозу попадают и клиенты.
Что делать, если документы отсутствуют или потерялись
Если документы не оформлялись, то в любой момент можно заключить договор уступки исключительного права на ПО с подрядчиком или бывшим работником.
Если документы оформлялись, но утеряны, то следует постараться восстановить документы на основании имеющихся проектов, копий или сканов. Далее следует разыскать подрядчика или бывшего работника и подписать документы заново.
Если подрядчик либо работник отказывается заключать договор уступки исключительного права либо подписывать заново документы – следует рассмотреть вариант обращения в суд для признания за компанией исключительного права на ПО.
Рекомендации
Основные рекомендации:
- Проанализировать должностные обязанности разработчиков ПО, их контракты, а также системы выдачи заданий и контроля их исполнения
- Проанализировать условия договоров на разработку ПО с подрядчиками
- Проверить наличие документов по работникам, а также договоров и актов с подрядчиками
- При необходимости – восстановить документы либо урегулировать уступку исключительного права компании.
Юристы юридической компании «ЮС ИнвестЪ» имеют большой опыт в консультирование по вопросам интеллектуальной собственности.
Статья актуальна по состоянию на 19 февраля 2024 года.
Остались вопросы?
Оставьте свой номер и наш юрист свяжется с Вами в ближайшее время