Кейс о разработке документов для защиты коммерческой тайны.

В нашу компанию обратилась иностранная организация с запросом о разработке документов для защиты коммерческой тайны. Алгоритм работы и этапы взаимодействия описаны в данной статье.

Первая встреча с Заказчиком

Для определения причины обращения к юристам и детального разбора ситуации мы провели первую встречу с Заказчиком. Мы обсудили детали и “подводные камни” данного мероприятия, наметили план действий, определили цель, которую необходимо достичь в процессе работы. Цель заключалась в следующем: внедрить эффективную систему защиты информации, составляющей коммерческую тайну.

Проблемы, которые были обозначены Заказчиком

Заказчик – иностранная компания, занимающаяся опытно-конструкторскими разработками. На многие новые разработки получаются патенты.

Работа была организована так, что работники имели возможность сохранять документы с сервера компании на личные носители. Многие работники имели доступ к документам, которые не относились к их трудовым функциям

Некоторые работники также высказывали недовольство внедрением системы защиты коммерческой тайны.

Что мы предприняли для достижения цели Заказчика?

После встречи с руководителями Заказчика были выполнены следующие этапы работы по проекту:

1. анализ действующей у Заказчика системы доступа к информации. Были запрошены все внутренние документы, регламентирующие доступ к информации;
2. согласован с Заказчиком перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
3. совместно с руководителем Заказчика определены работники, имеющие доступ к серверу, и уровень такого доступа;
4. разработаны с учетом правоприменительной практики следующие внутренние документы:

• положение о коммерческой тайне;
• журнал учета лиц, которым предоставлены материальные носители, содержащие коммерческую тайну;
• форма обязательства о неразглашении коммерческой тайны;
• фраза-предупреждение для включения в текст электронных писем, содержащих коммерческую тайну;
• форма соглашения о конфиденциальности, которое заключается до начала переговоров по проекту (до передачи какой-либо информации по проекту);
• стандартное условие о защите коммерческой тайны в заключаемых договорах;
• проекта приказа о доступе к сети Интернет, usb-портам на рабочих местах, хранении важнейших документов на жестком диске в сейфе Заказчика и др.

5. cоставлен план действий для Заказчика при отказе работников подписывать документы по охране коммерческой тайны;
6. организовано подписание документов.

Как строилась наша работа с Заказчиком?

Удаленно (по текущим вопросам) либо на встречах (важнейшие вопросы и встречи с руководством). В то же время встречи с руководителем Заказчика проходили в офисе нашей компании или в офисе Заказчика.

Какие вызовы возникли в данном проекте?

Во-первых, позиция работников. Многие не желали подписывать документы из-за предусмотренных штрафов за разглашение коммерческой тайны. В то же время работникам были разъяснены последствия отказа от подписания документов, вплоть до увольнения.

Во-вторых, внутренние противодействие работников переменам. Разработанные документы предусматривали некоторые изменения сложившегося порядка работы в компании. Однако все работники были подробно проинструктированы, и изменения были внедрены успешно.

В-третьих, обеспечение защиты коммерческой тайны на период нашей работы. Мы инструктировали Заказчика, что следует срочно предпринять для защиты информации до полноценного внедрения системы защиты коммерческой тайны.

Каков был итог?

Срок проекта – 3 недели. За это время цель Заказчика была полностью достигнута: система защиты коммерческой тайны была внедрена. Все работники подписали необходимые документы.